प्रतिवेदन प्रणाली र विभिन्न प्रकार

#प्रश्नः प्रतिवेदन भन्नाले के बुझिन्छ? प्रतिवेदनको महत्वमाथि चर्चा गर्दै सार्वजनिक निकायमा प्रयोगमा आउने विभिन्न प्रकारका प्रतिवेदनबारे चर्चा गर्नुहोस्। 

कुनै विषय, कार्य, घटना वा मुद्दाको वास्तविकता उजागर गर्न सोसम्बन्धी यथार्थ विवरणहरू समावेश गरी तयार गरिने लिखित दस्ताबेजलाई प्रतिवेदन भनिन्छ । सरकारी वा निजी सङ्गठनले विभिन्न प्रकारका प्रतिवेदनहरू तयार गर्ने गर्छन् । प्रतिवेदनको निश्चित उद्देश्य र उपयोगिता हुन्छ । कार्यालय वा संस्थाको कार्यप्रकृति अनुसार प्रतिवेदनको प्रकार र प्रयोगकर्ता फरक फरक पनि हुन सक्छन् । कानुन वा कार्यविधिबाट निर्धारित ढाँचा उपलब्ध भएमा सोही ढाँचामा प्रतिवेदन तयार गर्ने अभ्यास रहेको छ ।

प्रतिवेदनको महत्व :

निम्न आधारमा प्रतिवेदनको महत्व बुझ्न सकिन्छ ।

• विषयवस्तुलाई गहन रूपमा अध्ययन गरी सत्यतथ्य प्रस्तुत गर्न,
• कानुनी दायित्व र सङ्गठनात्मक आवश्यकता पूरा गर्न,
• सङ्गठनको प्रशासनिक एवं व्यवस्थापकीय पक्षमा सुधार गर्न,
• सङ्गठनको उपलब्धिलाई विगतको आफ्नै कार्यसम्पादनस्तरसँग तथा अन्य निकायको कार्यसम्पादनस्तरसँग तुलना गर्न, 
• सङ्गठनका गतिविधि र उपलब्धिलाई सरोकारवालासमक्ष सञ्चार गर्न,
• कार्यालयका विविध क्रियाकलापलाई लिखित दस्ताबेजको रूपमा प्रस्तुत गरी संस्थागत स्मरणलाई सुदृढ गर्न,
• कुनै घटना वा मुद्दाको प्रतिवेदनलाई लिखित प्रमाणको रूपमा ग्रहण गरी निर्णय गर्न,
• नीति, योजना र निर्णय निर्माणलाई तथ्यमा आधारित बनाउन,
• कार्यक्रम तथा आयोजनाको स्थलगत निरीक्षण गरी वास्तविक अवस्था उजागर गर्न,
• प्रतिवेदनको माध्यमबाट ज्ञान सिर्जना, विस्तार र प्रसारण गर्न,

सार्वजनिक निकायमा बारम्बार प्रयोगमा आउने केही प्रतिवेदनहरू : 

क) आवधिक प्रगति प्रतिवेदनहरूः मासिक, त्रैमासिक, चौमासिक, अर्धवार्षिक, वार्षिक प्रतिवेदनहरू आवधिक प्रतिवेदन हुन् । प्रायः सबै सङ्घीय मन्त्रालय, संवैधानिक निकाय वा अङ्ग, विभाग, सचिवालयले आफूले सम्पादन गरेका क्रियाकलापको फेहरिस्तसहितको वार्षिक प्रतिवेदन तयार गरी तोकिएको निकायमा पेस गर्छन् । आर्थिक प्रशासन शाखाले मासिक, त्रैमासिक वा वार्षिक वित्तीय प्रतिवेदन तयार गर्छन् । 

ख) अध्ययन प्रतिवेदन: नीति निर्माण तहको कार्य गर्ने निकायले आफ्नो कार्यक्षेत्रसँग सम्बन्धित विषयमा अध्ययन गरी वा गराई प्रतिवेदन प्राप्त गर्छन् ।

ग) जाँचबुझ वा छानबिन प्रतिवेदन: कुनै सार्वजनिक सरोकारको विषय, मुद्दा वा घटनाको सत्यतथ्य पत्ता लगाउनुपर्ने अवस्थामा सरकारले जाँचबुझ वा छानबिन समिति, आयोग, कार्यदल गठन गरी प्रतिवेदन प्राप्त गरी आवश्यक निर्णय लिने गर्छ ।

घ) अनुसन्धान प्रतिवेदन: उजुरीको अनुसन्धान गरी मुद्दा दायर गर्ने जिम्मेवारीमा रहेका निकायले विस्तृत रूपमा अनुसन्धान गरी प्रतिवेदन तयार गर्छन् । सोही प्रतिवेदनलाई आधार मानी अन्य कानुनी प्रक्रिया अगाडि बढ्छ । 

ङ) भ्रमण प्रतिवेदन: कार्यालयको कामको सिलसिलामा भ्रमण आदेश स्वीकृत भई भ्रमण गर्ने पदाधिकारी वा कर्मचारीले भ्रमण अवधिमा भएका गतिविधि र उपलब्धिसहितको प्रतिवेदन कार्यालयमा पेस गरी कार्य फस्र्योट गर्छन् ।

च) निरीक्षण एवं अनुगमन प्रतिवेदन: अनुगमन वा निरीक्षण गर्ने जिम्मेवारीमा रहेको पदाधिकारी वा कर्मचारीले मातहतको कार्यालय, कार्यक्रम वा परियोजनाको निरीक्षण एवं अनुगमन गरी कार्यालयमा प्रतिवेदन पेस गर्छन् । सोही प्रतिवेदनलाई आधार मानी आवश्यक सुधारका लागि निर्देशन वा परिपत्र गरिन्छ । 

छ) मूल्याङ्कन प्रतिवेदन: सरकारका विभिन्न निकायबाट सञ्चालित आयोजना वा कार्यक्रमको प्रभाव मूल्याङ्कन गरी सोको निरन्तरता, विस्तार वा अन्त्य गर्ने भन्ने निर्णयमा पुग्नका लागि मूल्याङ्कन प्रतिवेदन तयार गरिन्छ ।

ज) कार्यसम्पन्न प्रतिवेदन: आयोजना वा कार्यक्रमको निर्धारित क्रियाकलाप सम्पन्न भएपश्चात् सम्बन्धित कार्यालयबाट आयोजना वा कार्यक्रम फरफारक गर्नका लागि कार्यसम्पन्न प्रतिवेदन तयार गरिन्छ । 

झ) लेखापरीक्षण प्रतिवेदन: सरकारी कार्यालयलाई सार्वजनिक स्रोत परिचालनमा उत्तरदायी बनाउन आन्तरिक र अन्तिम लेखापरीक्षण गरी प्रतिवेदन तयार गरिन्छ । प्रतिवेदनमा उल्लेख भएका बेरुजुलाई सरकारी कार्यालयले तत्काल फस्र्योट प्रक्रियामा लैजानु पर्छ ।

अन्त्यमा, प्रतिवेदनलाई सञ्चारको एक सशक्त माध्यमको रूपमा लिन सकिन्छ। सङ्गठन र यसका सरोकारवालाबिच सङ्गठनको कार्य प्रगति सञ्चार गर्न प्रगति प्रतिवेदनको प्रयोग गर्न सकिन्छ। भौतिक वा डिजिटल दुवै स्वरूपमा प्रतिवेदन तयार गर्न सकिने हुँदा कुनै कालखण्डमा तयार भएको प्रतिवेदन सुरक्षित गरी पछिसम्म सन्दर्भ सामग्रीको रूपमा प्रयोग गर्न सकिन्छ।